POLÍTICA DE PRIVACIDADE PARA COLABORADORES DO GRUPO DE INCENTIVO À VIDA – GIV

1. VISÃO GERAL

Esta Política Interna de Privacidade de Dados (“Política de Uso de Dados”) tem o objetivo de assegurar que o Grupo de Incentivo à Vida (GIV) reconheça suas obrigações com relação ao tratamento dos dados pessoais dos seus/suas colaboradores, de acordo com as leis de proteção de dados e privacidade aplicáveis no Brasil. Através desta, o GIV fornece informações sobre coleta, armazenamento, acesso, uso e divulgação ( doravante chamada “tratamento”) de dados pessoais utilizados pelo GIV e entidades a ele vinculadas.

Caso você tenha alguma dúvida relacionada a esta Política Interna, entre em contato com o/a nosso/a Encarregado de dados (DPO) pelo e-mail: lgpd@giv.org.br

COMO O GIV TRATA OS DADOS PESSOAIS

O GIV considera as informações que constituem a categoria de “Dados Pessoais Sensíveis” segundo as leis de proteção de dados e privacidade aplicáveis do Brasil. Elas incluem:

Nome completo;
Data de nascimento;
Local de nascimento;
Nacionalidade;
RG;
CPF;
Endereço;
Função;
Número de inscrição da pessoa segurada;
Número do Título de Eleitor;
Grau de instrução;
Estado civil;
Dados bancários;
Exames: admissional, periódicos e demissional;
Telefone de contato;
E-mail;
Raça;
Sexo;
Orientação Sexual;
Identidade de Gênero;
Foto/imagens/videos;
Quantidade de filhos(as);
Sorologia para o HIV;
Outras condições de saúde;
Outras condições legais.

Entretanto, o GIV somente compartilhará Dados Pessoais Sensíveis quando houver embasamento legal para tal, incluindo quando exigido ou permitido pelas leis aplicáveis, ou quando o GIV tiver obtido o consentimento da pessoa/fornecedor/a/parceiro/a em questão – sempre de acordo com as leis aplicáveis).

2. COMO O GIV COLETA SEUS DADOS PESSOAIS

O GIV e/ou seus terceiros autorizados coletam e registam seus Dados Pessoais Sensíveis a partir de várias fontes, mas principalmente, a partir das informações que você fornece a partir da relação de trabalho estabelecida.
O GIV poderá disponibilizar seus dados pessoais com terceiros autorizados desde que estes atuem para auxiliar a instituição na gestão interna/externas. Exemplo disso são: prestadores as de serviços, softwares, empresa de contabilidade, empresas de consultorias, auditores/as, processamento de folha de pagamento e demais serviços relacionados à gestão e prestação de serviços institucionais.
Embora o GIV se esforce para garantir que todos os seus Dados Pessoais Sensíveis fornecidos sejam precisos, completos e atualizados, cabe a você atualizar e/ou corrigir regularmente seus dados pessoais entrando em contato com o Administrativo do GIV. Assim, o GIV não será responsável pela autenticidade de quaisquer dados pessoais sensíveis ou por qualquer perda decorrente de quaisquer dados pessoais imprecisos ou deficientes você nos fornecer.

3. AS FINALIDADES PARA AS QUAIS O GIV TRATA SEUS DADOS PESSOAIS

O GIV e/ou outras partes atuando em nosso nome ou em nome dessas outras partes irão, de acordo com as leis aplicáveis, tratar seus dados pessoais (“Fins de Tratamento”) apenas:

Na medida do necessário para produzir, gerenciar e administrar o contrato de trabalho e/ou o vínculo empregatício e/ou prestação de serviços e/ou de estágio/aprendizado e políticas/ procedimentos relativos ao vínculo para fins, principalmente, de: gestão de folha de pagamentos, impostos, gerenciamento do horário de trabalho, avaliações de desempenho, gestão de ocorrências de doenças e ausências, medidas disciplinares e reclamações nas relações do trabalho, trabalho flexível e pedidos de licença, relatórios internos, aprendizagem e desenvolvimento, decisões de remuneração, mobilidade, benefícios, exigências de licenciamento e de registro e o fornecimento de referências de emprego;
Para fins de segurança e gestão de risco, incluindo permitir que o GIV lhe identifique, gerencie seu acesso às instalações do GIV, gerencie suas interações com os/as usuários/as, colegas e outros terceiros, para gerir conflitos de interesses, interesses comerciais externos, riscos de conduta etc;
Para exercer e defender seus direitos legais ou direitos legais do GIV;
Para apresentar relatórios e auditorias por órgãos certificadores e/ou reguladores, cumprimento de ordens judiciais ou requisição de informações associadas ao GIV;
Para fins de Monitoramento (sujeito às leis aplicáveis), treinamentos, publicitação de trabalhos exercidos pelo GIV;
Para auxiliar em investigações, reclamações, solicitações regulatórias, litígios, arbitragem, mediação etc.;
Em quaisquer outros casos, desde que seja baseado em consentimento formal.

4. O MONITORAMENTO EFETUADO PELO GIV

Embora você tenha permissão para usar os Sistemas oferecidos pelo GIV, todas as informações armazenadas ou transmitidas pelo uso dos Sistemas da organização e todas as gravações são de propriedade do GIV.
Você não deve usar os Sistemas (incluindo o e-mail institucional) do GIV para uso pessoal.

5. COMO O GIV PROTEGE SEUS DADOS PESSOAIS

O GIV mantém proteções físicas, técnicas e processuais adequadas, projetadas para proteger qualquer informação que você nos fornecer contra perda, uso indevido, dano, modificação, acesso ou divulgação acidental ou não autorizada. Não mediremos esforços para:

Proteger a confidencialidade e privacidade dos dados;
Classificar adequadamente os dos dados;
Cumprir as obrigações legais e regulatórias relativas à proteção dos dados;
Implementar e manter políticas e procedimentos de segurança da informação;
Instruir as pessoas que trabalham para o GIV ou em nosso nome sobre a Política de Privacidade de Dados;
Habilitar usuários/as e limitar o acesso a recursos de informação com base em concessão de autorização;
Terceiros que tratem seus dados pessoais em nosso nome deverão possuir normas de segurança apropriadas, projetadas para proteger essas informações contra acesso não autorizado, destruição ou perda.

6. COMO O GIV RETÉM SEUS DADOS PESSOAIS

Armazenamos seus dados pessoais de forma identificável, de acordo com nossa Política de Privacidade, que estabelece normas e procedimentos gerais relativos à retenção, ao tratamento e ao descarte de dados pessoais;
Seus dados pessoais são retidos apenas pelo tempo necessário para atender as exigências legais, regulatórias e de funcionamento do GIV;
Os períodos de retenção poderão ser prorrogados se o GIV for obrigado a preservar seus dados pessoais com relação a litígios, investigações e processos

7. DADOS PESSOAIS RELATIVOS A SEUS FAMILIARES E OUTRA PESSOAS

Com relação a seus familiares ou outras pessoas, o GIV efetua o tratamento de dados como: Nome completo, data de nascimento, CPF, certidão de nascimento, cartão de vacina (para dependentes menores até 7 anos), comprovante de matrícula (para dependentes menores até 7 anos), Certidão de casamento, na condição de dependentes dos seus colaboradores, para fins de dedução de IR e/ou benefícios obrigatórios legais (ex: salário família) e/ou benefícios de plano de saúde;
Antes de fornecer ao GIV e/ou a seus terceiros autorizados, ou permitir qualquer acesso a dados pessoais relativos a outra pessoa (por exemplo, familiares e outras pessoas), você deve assegurar que a pessoa, ou seu(s)/suas representante(s) legal(is), compreenda(m) e consinta (m) que você forneça os dados pessoais dele/a para o GIV e/ou seus terceiros autorizados;
Na medida em que essas pessoas, ou seu(s) representante(s) legal(is), exijam informações sobre como seus dados serão tratados pelo GIV, cabe a você direcioná-los/as a consultar esta Política de Privacidade do GIV.

8. SEUS DIREITOS

Confirmação da existência de tratamento: este direito permite que você possa requisitar e receber uma confirmação sobre a existência de coleta, armazenamento, compartilhamento ou qualquer tipo de tratamento de seus Dados Pessoais;
Acesso aos dados pessoais: este direito permite que você requisite e receba uma cópia gratuita e em formato acessível dos Dados Pessoais tratados por nós (apenas para primeira solicitação);
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados: caso você identifique alguma incorreção ou imprecisão nos seus Dados Pessoais que usamos, poderá requerer que os retifiquemos;
Anonimização, bloqueio ou eliminação dos Dados Pessoais desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação: este direito permite que seja requerida a anonimização, o bloqueio ou a eliminação dos Dados Pessoais da nossa base. Todos os Dados coletados serão anonimizados, bloqueados ou eliminados dos nossos servidores quando assim que acabar o prazo legal;
Revogar ou não fornecer o consentimento: você tem o direito de revogar o seu consentimento ou, se for o caso, de não nos fornecê-lo e ser informado/a sobre as consequências dessa negativa. Em alguns casos, é possível que da negativa resulte a sua impossibilidade de nos prover determinados serviços;
Oposição ao tratamento: você também tem o direito de se opor a determinadas finalidades de tratamento de Dados Pessoais, como, por exemplo, o envio de publicidade, newsletter (o que, de qualquer forma, não fazemos sem o seu consentimento);
Eliminação dos Dados Pessoais tratados com consentimento: Caso você nos tenha fornecido o seu consentimento para uma finalidade de Tratamento, uma vez concluída, você pode requisitar a eliminação dos Dados Pessoais que armazenamos até então.

Importante ressaltar que pais, mães ou responsáveis legais poderão exercer os direitos em nome de crianças ou de adolescentes, nos termos da legislação aplicável.

Se você quiser compreender o escopo de seus direitos, ou exercer qualquer um desses direitos ou tiver alguma dúvida, entre em contato pelo e-mail: lgpd@giv.org.br

9. COMO A SUA REQUISIÇÃO SERÁ ANALISADA?

Quando recebermos uma requisição sua sobre tratamento de dados, nossa equipe de privacidade a analisará e poderá responder-lhe de duas maneiras: determinando que (i) seu pedido é lícito e legítimo, devendo, portanto, ser acatado; ou (ii) seu pedido foi negado e, por determinadas razões que serão explicadas, não poderá ser acatado;
Não se preocupe, pois mesmo em caso de negativa iremos lhe informar os motivos pelos quais seu pedido não foi aprovado;
Todas as nossas respostas serão sempre enviadas pelo meio informado por você no seu pedido/requisição;
Observe que, antes de responder à sua solicitação, talvez seja necessário solicitar-lhe informações específicas para confirmar sua identidade e, assim, assegurar que os Dados não sejam divulgados a qualquer pessoa que não tenha legitimidade para recebê-los. Essa medida é necessária sobretudo no trato de informações sobre crianças e adolescentes;
Caso seu pedido seja aceito, contataremos nossos/as fornecedores/as e parceiros/as que podem ter acesso aos seus Dados Pessoais para que eles também se adequem ao que você requisitou. Entretanto, infelizmente não podemos garantir que estes terceiros o façam;
Finalmente considere que iremos armazenar e manter, em forma de registo, um histórico das requisições de Direitos feitas por você para que possamos, se necessário, apresentá-lo às autoridades competentes comprovando nossas respostas aos pedidos em tempo hábil e da maneira adequada, conforme a legislação estabelece.

10. COMO ENTRAR EM CONTATO COM AS AUTORIDADES APROPRIADAS

Se você deseja relatar uma reclamação ou se achar que o GIV não abordou sua preocupação de maneira satisfatória, ou caso tenha dúvidas sobre esta política, entre em contato com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD). É fácil e não tem custos extras.

E-mail: anpd@anpd.gov.br
Endereço: Autoridade Nacional de Proteção de Dados
Esplanada dos Ministérios, Bloco C, 2^o andar, Brasília – DF, CEP 70297-400.